Une conférence de presse est un excellent moyen de faire connaître votre entreprise, votre produit ou votre service. Mais comment faire pour en organiser une ? Voici quelques conseils :
1- CONSEILS POUR ORGANISER UNE CONFÉRENCE DE PRESSE
Voici quelques conseils qui vous aideront dans l’organisation de votre conférence de presse.
- Choisir un lieu approprié
Le lieu doit être suffisamment grand pour accueillir le nombre de journalistes que vous attendez, et il doit être facilement accessible pour eux. Il doit idéalement être situé au centre de la ville pour que tout le monde puisse s'y rendre.
- Faire attention à la date et à l'heure
Au moment de choisir la date et l'heure de la conférence de presse, il y a certaines précautions à prendre en considération. Par exemple, mieux vaut ne pas organiser une conférence de presse un lundi matin et un vendredi après-midi. Le lundi est souvent marqué par la présence de conférences de rédaction, tandis que le vendredi est souvent le jour de bouclage.
En ce qui concerne l'heure, nous vous recommandons 10h ou 11h (avant, c'est souvent trop tôt) et ne pas dépasser les 15h30 pour l’après-midi.
- Envoyer les invitations à l'avance
Veillez à prévenir les journalistes suffisamment à l'avance pour qu'ils puissent réserver le créneau dans leur emploi du temps et s'organiser pour être présents. Les invitations presse s'envoient traditionnellement par mail, avec le sujet de la conférence de presse en objet.
- Relancer les journalistes importants avant la conférence de presse
Parmi tous les journalistes invités à votre conférence de presse, il y en a forcément qui sont plus importants que d'autres. Ces derniers doivent faire l'objet d'une attention particulière. Vous devez les relancer au moins une fois par téléphone pour leur rappeler la tenue de votre conférence de presse.
Idéalement, la relance téléphonique doit être l'occasion d'obtenir une réponse concernant sa présence. En cas d'absence, on peut tout de même essayer d'infléchir la position du journaliste pour l'inciter à couvrir l'événement d'une manière ou d'une autre (interview exclusive, communiqué de presse sous embargo...).
- Avoir un objectif clair pour la conférence de presse
Quel est l'objectif que vous souhaitez atteindre ? Veillez à ce que votre message soit clair et concis et que vous disposez de tout le matériel nécessaire pour le présenter efficacement. Ainsi, il convient de vérifier avant le début de la conférence de presse que les micros fonctionnent par exemple, ou que le nombre de chaises disponibles est suffisant.
- Préparer un dossier de presse
Un dossier de presse est un ensemble de documents que les journalistes peuvent utiliser pour rédiger leurs articles. Il doit comprendre des éléments tels qu'une fiche d'information, des informations générales, des photos et des échantillons de produits.
Votre dossier de presse doit être prêt le jour de la conférence de presse. Il doit être distribué à ce moment-là en même temps que le communiqué de presse qui synthétise les interventions des protagonistes qui s'expriment ce jour-là.
- Désigner un porte-parole
Qui sera le visage de votre entreprise lors de la conférence de presse ? Choisissez une personne qui s'exprime clairement et qui connaît bien les médias pour être votre porte-parole. Il s'agit souvent d'un dirigeant de premier plan de l'organisation. Idéalement, le porte-parole doit être choisi à l'avance, de telle sorte qu'il puisse préparer son oral, et pourquoi pas suivre des séances de média training.
- Faire une répétition générale
Avant le grand jour, faites une répétition générale de la conférence de presse avec votre équipe. Cela vous permettra de vous assurer que tout se déroule sans problème le jour J.
Maintenant que vous savez comment organiser une conférence de presse, mettez ces conseils en pratique et faites de votre prochain événement un succès !
2 - POURQUOI FAIRE APPEL À UNE AGENCE DE RELATIONS PRESSE POUR ORGANISER UNE CONFÉRENCE DE PRESSE ?
Maintenant que nous vous avons listé tous les éléments auxquels il faut absolument penser pour l'organisation d'une conférence de presse, vous comprenez à quel point il est important de faire appel à une agence de relations presse pour ce type d'événement. En effet, c'est un métier à part entière que de maîtriser le plus possible le rapport qu'entretiennent les organisations (entreprises, institutions, associations) avec les médias.
- Pour gagner un temps précieux
Une agence de relations avec la presse disposera des contacts nécessaires pour inviter les bons journalistes à votre événement. Elle aura également l'expérience des relations avec les médias pour mieux les sensibiliser. Elle saura par ailleurs répondre à leurs questions et anticiper leurs besoins. Le recours à une agence de relations presse vous permettra de gagner du temps et de vous concentrer sur d'autres aspects de votre activité. A chacun son métier !
Donc, si vous envisagez d'organiser une conférence de presse, assurez-vous de faire appel à une agence de relations presse réputée pour en faire un succès et obtenir des retombées à la hauteur de votre actualité !
- Car une conférence de presse peut être risquée si vous ne la maîtrisez pas
Une conf de presse peut être un événement à double tranchant. Si vous arrivez mal préparé devant un public de journalistes (qui peut être hostile ou non), vous n'en retirerez rien de bon. Dans la petite communauté des attachés de presse, il y a de nombreuses anecdotes à ce sujet. En cas de mauvaise prestation, les retombées peuvent être terribles. Néanmoins cela reste tout de même assez rare.
Le risque qui est, en revanche, beaucoup plus courant, c'est l'absence de journalistes. Avec une communication mal maîtrisée en amont, vous pouvez vous retrouver seul à votre conférence de presse ou avec plus d’intervenants que de journalistes !
Ce type de défaillance est lié à plusieurs critères :
- L'invitation presse a été mal envoyée (pas assez de destinataires, journalistes mal ciblés)
- L'invitation presse n’est pas « pertinente » et ne donne pas envie aux journalistes de se déplacer. C'est souvent le cas si on ne ressent aucune actualité dans l'invitation.
- Le lieu de la conférence de presse est difficile d'accès
- La date et l'heure de la conférence de presse sont mal choisis
En faisant appel à une agence de relations presse, vous minimisez ce type de risques, et vous mettez toutes les chances de votre côté pour que l'événement soit une pleine réussite.
Néanmoins, certains facteurs demeurent incontrôlables, mais ils sont tout de même plutôt rares. Citons par exemple la présence d'embouteillages imprévisibles sur un axe routier menant au lieu de la conférence de presse. Ou encore la présence le jour de l'événement d'une actualité inattendue et majeure. On aime à Accès Presse se référer à la mort de Michaël Jackson qui à l’époque avait « pris le dessus » sur les actualités de nos clients. Pas de drame toutefois, nous avions reprogrammé nos opérations presse. Touchées mais pas coulées !
Crédit photos @Accès Presse
