Votre structure est prête à lancer un nouveau produit ou service, ou vous prévoyez un événement spécial ? Vous voulez faire passer le mot au plus grand nombre de personnes possible, mais vous n'êtes pas sûr de la meilleure façon de le faire. Vous êtes certains que les relations presse constituent un levier intéressant pour obtenir des résultats dans votre stratégie de communication. Alors, maintenant, une question se pose. Devriez-vous rédiger un communiqué de presse ? Ou préparer un dossier de presse ?
La réponse n'est pas aussi simple à trouver que cela en a l'air. C'est pour cette raison que nous avons choisi d'écrire un article dédié sur le sujet. Voici un aperçu de ces deux options et des cas où il peut être judicieux de choisir l'une plutôt que l'autre.
1 - LA SOLUTION LA PLUS CLASSIQUE : LE COMMUNIQUÉ DE PRESSE
Un communiqué de presse est une « déclaration » brève et formelle concernant votre actualité. Il doit être rédigé à la troisième personne (sauf thématique particulière) et inclure les messages prioritaires liés à votre communication. Les communiqués de presse sont généralement envoyés aux médias dans le but d'obtenir une couverture médiatique.
Habituellement, ils se présentent sous la forme d'un document Word et/ou PDF, assez peu mis en forme avec un titre et un corps de texte. Ils doivent comporter des intertitres. En pied de page du communiqué, on retrouve généralement un paragraphe sur l'organisation émettrice du document ainsi que la façon de contacter la structure (ce que l'on appelle couramment un contact presse).
- Avantages du communiqué de presse
Les communiqués de presse sont rapides à écrire et efficaces pour transmettre une information concise. Ils sont également relativement peu coûteux, ce qui en fait une bonne option pour les petites entreprises ou celles dont le budget marketing est limité. Mais, même pour les plus grosses structures, le communiqué de presse s'avère une arme redoutable. C'est un format qui permet aux organisations d'être très réactives pour évoquer à la presse une actualité.
Dans certains cas, le communiqué de presse peut faire jusqu’à 3 pages maximum, comme il peut ne pas dépasser trois lignes. C'est donc un format extrêmement souple, très apprécié des journalistes qui peuvent obtenir rapidement une information. Mais gardez toutefois à l'esprit qu'un journaliste reçoit, chaque jour, plus d'une centaine de communiqués de presse par courriels !
- Inconvénients du communiqué de presse
L'un des inconvénients des communiqués de presse est qu'il peut être facile de les ignorer. Avec le volume croissant d'informations numériques, les journalistes et les rédacteurs en chef sont quotidiennement bombardés de messages et d'annonces. Votre communiqué de presse peut donc (très !) facilement se perdre dans la masse. Surtout que, comme nous l'expliquions, il ne s'agit que d'un document Word ou PDF. Il est donc compliqué de se démarquer et de retenir l’attention des journalistes.
Chez Accès Presse, nous pouvons obtenir une couverture médiatique impactante grâce aux relations étroites que nous tissons quotidiennement depuis près de 20 ans avec l'écosystème de la presse régionale. La pertinence des actualités de nos clients n’est plus à prouver et la plupart des journalistes ouvrent systématiquement les courriels quand ils voient "accespresse" comme expéditeur. Par ailleurs l’agence relance les supports prioritaires pour s’assurer de la bonne réception du communiqué et susciter la reprise de l’information.
2 - LA SOLUTION MODERNE : LE DOSSIER DE PRESSE
Un dossier de presse est une solution plus complète que le communiqué de presse. Il comprend les mêmes informations de base (c'est-à-dire qui vous êtes, ce que vous annoncez, quand cela se passe...), mais il contient également des éléments supplémentaires tels que des fiches spécifiques sur vos activités, l’historique de votre structure, ses chiffres clés,.. Le tout illustré, de préférence, de photographies haute résolution.
- Avantages d'un dossier de presse
Les dossiers de presse peuvent donc fournir aux journalistes et aux rédacteurs en chef tout ce dont ils ont besoin pour écrire un article sur votre entreprise ou votre événement. Cela peut augmenter les chances d'obtenir une couverture médiatique, en donnant plusieurs axes de communication.
Un autre avantage est qu'ils peuvent être mis en ligne de façon pérenne sur votre site internet, ce qui les rend faciles à trouver et à consulter. Cela est particulièrement utile si vous visez des médias nationaux ou internationaux.
- Inconvénients d’un dossier de presse
Le principal inconvénient des dossiers de presse est qu'il faut plus de temps et d'efforts pour les préparer que les communiqués de presse. Ils nécessitent également plus d'espace de stockage numérique, ce qui peut être un problème si vous travaillez avec des ressources limitées (notamment vos capacités d’envoi de mail). Enfin, ils sont plus longs, donc ils demandent plus d'attention au journaliste, qui manque cruellement de temps. Il faut donc être d’autant plus vigilent sur la rédaction !
3 - COMMUNIQUÉ DE PRESSE OU DOSSIER DE PRESSE : QUAND UTILISER L'UN OU L'AUTRE ?
Il n'y a pas de réponse définitive à cette question. Elle dépend des besoins et des objectifs de votre structure. Si vous recherchez à diffuser une actualité chaude, un communiqué de presse peut être la solution car « plus rapide à dégainer » ! Si vous souhaitez faire une déclaration plus globale sur votre marque ou votre événement, un dossier de presse est une meilleure option.
À noter enfin que quand il s'agit d'une « petite » entreprise, le dossier de presse est le moyen de plus en dire sur son histoire, son concept, ses projets... Il faut partir du principe que le journaliste ne vous connaît pas.
Si vous hésitez entre les deux supports, il est souvent de bon augure d'envoyer les deux documents simultanément au journaliste. C'est ce que nous faisons généralement. C'est aussi un document indispensable en conférence de presse. Les journalistes présents vous accorderont au moins une heure (durée courante d'une conf de presse). Ils auront donc le temps de feuilleter votre dossier de presse, qui leur fournira de précieuses informations pour la rédaction de leur article.
